Executive search itu bukan iklan lowongan yang lebih mahal.

Iklan menunggu orang datang, search mendatangi orangnya

Iklan lowongan bekerja dengan cara menunggu. Perusahaan menyebarkan informasi, lalu orang yang sedang mencari kerja melamar. Untuk posisi staf dan manajer tingkat pertama, cara ini sering cukup baik, karena orang yang memenuhi syarat memang aktif mencari.

Pada posisi direksi, kepala divisi, atau pimpinan unit bisnis, keadaannya berbalik. Orang yang paling Anda butuhkan biasanya sedang bekerja, sedang dihargai di tempatnya, dan tidak membuka lowongan siapa pun. Mereka tidak melamar. Mereka perlu didekati, diajak bicara dengan hati hati, dan diyakinkan bahwa pindah adalah keputusan yang masuk akal.

Di situlah pekerjaan executive search dimulai. Firma memetakan siapa saja yang secara realistis bisa memegang peran itu, mendekati mereka secara langsung dan rahasia, menilai satu per satu, lalu menyajikan sejumlah kecil kandidat yang sudah teruji kepada pemberi mandat.

Empat pekerjaan yang membedakannya

1. Memperjelas peran. Sebelum mencari siapa pun, firma duduk bersama pemberi mandat untuk menetapkan hasil apa yang diharapkan dari peran itu, syarat apa yang benar benar mengikat, dan apa yang bisa dilatih. Iklan lowongan biasanya menyalin deskripsi jabatan lama.
2. Memetakan pasar. Firma menyusun daftar orang yang pernah memegang tanggung jawab serupa, di perusahaan sejenis maupun di industri berdekatan. Daftar ini lebih panjang dari yang Anda duga, dan sebagian besar isinya tidak akan pernah melamar.
3. Mendekati dan menyaring. Pendekatan pertama dilakukan secara pribadi dan menjaga kerahasiaan, baik kandidat maupun pemberi mandat. Penyaringan dilakukan dengan percakapan mendalam, bukan dengan membaca CV saja.
4. Menyajikan dengan dasar penilaian. Pemberi mandat menerima laporan per kandidat yang menjelaskan mengapa orang itu cocok, apa buktinya, dan apa yang masih perlu diperiksa.

Kapan perusahaan perlu memakainya

Executive search masuk akal ketika tiga hal terjadi bersamaan: posisinya menentukan, pasokan kandidat terbatas, dan biaya salah pilih besar. Beberapa tanda yang biasa muncul:

• Posisi ini baru dibuat atau dirombak, sehingga tidak ada pembanding di dalam perusahaan.
• Iklan sudah dipasang, tetapi pelamar yang masuk tidak menyentuh tingkat yang Anda butuhkan.
• Perusahaan tidak ingin pasar tahu bahwa posisi itu sedang dicari, misalnya karena penggantian pejabat yang masih menjabat.
• Pemegang saham atau dewan ingin pembanding eksternal sebelum memilih kandidat internal.
• Peran menuntut pengalaman yang sangat spesifik, misalnya memimpin transformasi di industri yang diatur ketat.

Sebaliknya, bila yang Anda cari adalah posisi dengan banyak pelamar yang jelas memenuhi syarat, iklan atau pencarian internal sering sudah cukup. Tidak semua posisi perlu search, dan firma yang jujur akan mengatakannya.

Retained dan contingent: bedanya di siapa yang dibayar untuk apa

Dua istilah ini sering muncul. Pada model retained, perusahaan membayar firma untuk menjalankan pencarian selama prosesnya berlangsung, sehingga firma punya alasan untuk bekerja menyeluruh dan menolak mandat yang tidak realistis. Pada model contingent, firma dibayar hanya bila kandidatnya diterima. Model kedua mendorong kecepatan, dan sering berujung pada pengiriman CV sebanyak banyaknya agar ada yang terpilih.

Untuk posisi pimpinan, banyak perusahaan memilih retained karena yang dibeli bukan CV, melainkan ketelitian proses. Apa pun modelnya, pastikan Anda memahami apa yang termasuk dalam biaya, berapa lama masa jaminan bila penempatan tidak berhasil, dan siapa yang mengerjakan pencarian setiap hari.

Pertanyaan yang layak Anda ajukan pada firma

• Bagaimana Anda memetakan kandidat, dan berapa orang yang biasanya Anda dekati untuk satu posisi?
• Bagaimana Anda menilai kandidat, dan seperti apa bentuk laporan yang saya terima?
• Siapa yang menangani mandat saya sehari hari, dan apakah orang itu yang sama sampai selesai?
• Bagaimana Anda menjaga kerahasiaan perusahaan saya dan kandidat?
• Apa yang terjadi bila kandidat yang diterima mundur atau tidak berhasil dalam masa awal?

Yang Anda beli dari executive search adalah ketelitian proses dan keberanian untuk menolak kandidat yang tampak bagus tetapi tidak cocok.

Yang tidak bisa dijanjikan siapa pun

Tidak ada firma yang bisa menjamin seseorang akan berhasil. Yang bisa dijanjikan adalah proses yang membuat keputusan Anda lebih tepat: peran yang jelas, pasar yang terpetakan, penilaian yang berbasis bukti, dan laporan yang jujur tentang kekuatan serta keraguan pada setiap kandidat. Waspadai janji yang terdengar terlalu pasti.

Seperti apa prosesnya dari minggu ke minggu

Pencarian pimpinan jarang selesai dalam hitungan hari, dan itu wajar. Rentang waktu bergantung pada kelangkaan peran, kesiapan pemberi mandat, dan seberapa cepat keputusan diambil. Urutan kerjanya relatif konsisten.

1. Minggu pertama: briefing, penyusunan scorecard, dan kesepakatan tentang siapa yang memutuskan. Pada tahap ini hampir tidak ada kandidat yang dihubungi.
2. Minggu kedua dan ketiga: pemetaan pasar dan pendekatan pertama. Banyak orang yang didekati akan menolak, dan itu bukan tanda gagal. Penolakan sering memberi informasi tentang bagaimana pasar memandang peran dan perusahaan Anda.
3. Minggu keempat sampai keenam: percakapan mendalam dengan kandidat yang tertarik, penilaian terhadap scorecard, dan penyaringan menjadi beberapa nama.
4. Setelahnya: penyajian kepada pemberi mandat, wawancara, pemeriksaan referensi, dan penawaran. Tahap ini paling sering memanjang karena jadwal para pengambil keputusan.

Jangka waktu di atas adalah gambaran umum, bukan janji. Peran yang sangat langka bisa memakan waktu lebih lama, dan firma yang jujur akan mengatakannya sejak awal.

Peran kerahasiaan dalam pencarian

Kerahasiaan adalah bagian dari nilai yang dijual firma pencari. Bagi pemberi mandat, kabar bahwa sebuah posisi sedang dicari bisa memengaruhi karyawan, pelanggan, atau pasar. Bagi kandidat, kabar bahwa ia sedang menimbang tawaran bisa merusak posisinya di tempat sekarang.

Karena itu pendekatan pertama biasanya tidak menyebut nama perusahaan sampai kandidat menunjukkan minat dan kedua belah pihak sepakat untuk melanjutkan. Dokumen yang dikirim kepada kandidat dan kepada pemberi mandat dijaga agar tidak bocor lewat jalur yang tidak perlu.

Hal yang patut dicurigai

• Firma yang mengirim banyak CV dalam hitungan hari tanpa penilaian apa pun.
• Firma yang tidak mau menjelaskan bagaimana kandidat ditemukan dan dinilai.
• Firma yang meminta biaya kepada kandidat. Pada pencarian atas mandat perusahaan, pihak yang membayar adalah perusahaan, bukan kandidat.
• Janji hasil tertentu, misalnya jaminan kandidat akan berhasil atau akan selesai dalam waktu pasti.

Catatan untuk dipraktikkan

Sebelum menghubungi firma mana pun, tulis satu halaman: hasil apa yang Anda harapkan dari orang ini dalam dua tahun pertama, tiga syarat yang tidak bisa ditawar, dan satu hal yang bisa dilatih. Halaman itu akan membuat percakapan dengan firma jauh lebih tajam, dan sering kali menunjukkan bahwa peran yang Anda bayangkan masih perlu dirapikan.