Mulai dari hasil, bukan dari daftar tugas
Deskripsi jabatan lama biasanya berisi daftar tugas: memimpin tim, menyusun anggaran, melapor kepada direksi. Daftar itu menjelaskan apa yang dikerjakan seseorang, bukan apa yang harus berubah karena kehadirannya. Briefing yang baik mulai dari pertanyaan lain: setelah dua tahun, apa yang harus lebih baik di perusahaan ini karena orang ini ada?
Jawaban yang bagus spesifik dan bisa diperiksa. Misalnya bukan 'meningkatkan kinerja operasi', melainkan 'menurunkan keterlambatan pengiriman di dua pabrik dan menyiapkan penerus untuk tiga posisi kepala bagian'. Dari hasil seperti itu, kompetensi yang dibutuhkan hampir menyusun dirinya sendiri.
Pisahkan syarat yang mengikat dari preferensi
Hampir setiap briefing memuat daftar syarat yang terlalu panjang. Bila semuanya dianggap wajib, tidak ada orang yang memenuhinya, atau pencarian jadi sempit tanpa alasan. Pisahkan menjadi tiga kelompok:
- Syarat yang mengikat. Tanpa ini, orang itu tidak bisa menjalankan peran, misalnya izin profesi tertentu, pengalaman memimpin unit dengan tanggung jawab laba rugi, atau kemampuan bekerja di wilayah tertentu.
- Yang bisa dilatih. Hal yang bisa dipelajari dalam enam sampai dua belas bulan oleh orang yang kuat di dasarnya, misalnya pengetahuan industri tertentu atau sistem internal.
- Preferensi. Hal yang menyenangkan bila ada, tetapi tidak boleh menggugurkan kandidat yang kuat pada dua kelompok di atas.
Satu catatan penting: syarat harus berkaitan dengan pekerjaan. Kriteria yang tidak relevan dengan kemampuan menjalankan peran, seperti usia atau jenis kelamin, bukan syarat yang sehat. Selain berisiko bagi reputasi perusahaan, kriteria semacam itu menyingkirkan orang yang mungkin paling tepat.
Ceritakan konteksnya apa adanya
Kandidat senior memilih dengan mata terbuka. Mereka akan bertanya mengapa posisi ini kosong, apa tantangan terbesarnya, dan bagaimana hubungan dengan atasan serta dewan. Bila briefing hanya berisi sisi terbaik perusahaan, firma tidak punya bahan untuk menjawab dengan jujur, dan kandidat akan menemukan kenyataannya di tahap akhir, saat biayanya paling mahal.
Bahas hal yang kurang nyaman: posisi yang ditinggalkan orang yang bermasalah, struktur yang belum rapi, ekspektasi pemegang saham yang bertentangan, atau budaya yang sedang berubah. Firma yang baik tahu cara menyampaikannya tanpa membuka rahasia yang tidak perlu.
Tentukan siapa yang memutuskan
Salah satu sumber keterlambatan terbesar adalah keputusan yang ternyata melibatkan lebih banyak orang daripada yang diceritakan di awal. Tulis dengan jelas: siapa yang ikut mewawancarai, siapa yang punya suara terakhir, dan berapa lama setiap tahap boleh berjalan. Kandidat kuat tidak menunggu lama. Mereka punya pilihan lain.
Sepakati cara melaporkan kemajuan
- Seberapa sering Anda menerima kabar, dan dalam bentuk apa.
- Kapan kandidat pertama akan disajikan, dan berapa jumlah yang wajar.
- Apa yang dianggap sebagai tanda bahwa mandat perlu ditinjau ulang, misalnya bila setelah sekian minggu tidak ada kandidat yang memenuhi syarat mengikat.
- Bagaimana kerahasiaan dijaga, termasuk siapa di dalam perusahaan yang boleh tahu.
Briefing yang baik tidak membuat pencarian lebih mudah. Ia membuat pencarian jadi jujur.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menyalin deskripsi jabatan lama tanpa bertanya apakah perannya masih sama.
- Menuntut kombinasi pengalaman yang hampir tidak ada di pasar, lalu heran mengapa tidak ada kandidat.
- Menyembunyikan masalah perusahaan, sehingga kandidat kaget di tahap akhir.
- Membiarkan keputusan akhir kabur, sehingga proses tertahan di meja orang yang tidak terlibat sejak awal.
- Menganggap briefing selesai setelah satu pertemuan. Peran sering menjadi lebih jelas setelah beberapa kandidat pertama bertemu, dan briefing perlu disesuaikan.
Contoh perbedaan briefing lemah dan briefing kuat
Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur mencari kepala operasi. Briefing yang lemah berbunyi: carikan direktur operasi berpengalaman lima belas tahun, memimpin tim besar, paham lean, dan bisa bekerja keras. Hampir tidak ada hal di sini yang membantu firma membedakan kandidat yang cocok dari yang tidak.
Briefing yang kuat menjelaskan bahwa perusahaan punya dua pabrik dengan tingkat keterlambatan pengiriman yang tinggi, bahwa pimpinan sebelumnya pindah karena perbedaan pandangan dengan dewan tentang investasi mesin, dan bahwa dalam dua tahun perusahaan ingin menurunkan keterlambatan dan menyiapkan dua kepala bagian untuk naik. Dari sini jelas apa yang harus dibuktikan kandidat: pengalaman memperbaiki operasi yang sudah berjalan, kemampuan meyakinkan dewan, dan rekam jejak mengembangkan orang.
Menyusun daftar kompetensi dari hasil
Setelah hasil dua tahun ditulis, tanyakan untuk tiap hasil: kemampuan apa yang diperlukan agar ini tercapai? Menurunkan keterlambatan butuh kemampuan menganalisis proses dan mengubah kebiasaan di lantai pabrik. Meyakinkan dewan butuh kemampuan menyusun argumen finansial. Mengembangkan orang butuh kebiasaan memberi umpan balik dan mendelegasikan. Daftar kompetensi yang lahir dari hasil jauh lebih berguna daripada daftar sifat umum.
Pertanyaan yang biasa diajukan firma pada sesi briefing
- Apa yang akan membuat Anda menyebut penempatan ini berhasil setelah dua tahun, dan apa yang akan membuat Anda menyebutnya gagal?
- Siapa pemegang posisi ini sebelumnya, apa yang ia lakukan dengan baik, dan apa yang tidak?
- Di mana kandidat ideal Anda kemungkinan bekerja sekarang, dan mengapa ia mau pindah?
- Apa yang bisa Anda tawarkan selain kompensasi, dan apa yang tidak bisa Anda ubah?
- Siapa yang tidak boleh tahu bahwa pencarian ini sedang berlangsung?
Pertanyaan terakhir sering terlewat, padahal menentukan cara firma mendekati orang dan menyimpan dokumen. Sebutkan dengan jelas siapa saja yang boleh dan tidak boleh mengetahui pencarian.
Catatan untuk dipraktikkan
Siapkan satu halaman dengan lima bagian: hasil dua tahun, tiga syarat mengikat, hal yang bisa dilatih, konteks apa adanya, dan jalur keputusan. Bagikan kepada semua orang yang akan ikut menilai sebelum pencarian dimulai, dan minta mereka menandai bagian yang tidak mereka setujui. Perbedaan pendapat yang muncul di tahap ini jauh lebih murah daripada perbedaan pendapat di tahap penawaran.
