Peran para pihak
UU PDP membedakan pengendali data pribadi, yaitu pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan, dari prosesor data pribadi, yaitu pihak yang memproses atas nama pengendali. Dalam pencarian eksekutif, firma biasanya menjadi pengendali atas data kandidat yang ia kumpulkan sendiri, sementara perusahaan pemberi mandat bisa menjadi pengendali atas data yang ia terima dan pakai untuk keputusan perekrutan.
Pembagian peran ini penting karena menentukan siapa yang wajib memenuhi kewajiban tertentu dan kepada siapa seorang kandidat bisa menyampaikan haknya. Sebaiknya peran dan tanggung jawab dituangkan dalam perjanjian tertulis antara firma dan pemberi mandat.
Dasar pemrosesan: persetujuan yang jelas
Salah satu dasar pemrosesan yang paling sering dipakai dalam perekrutan adalah persetujuan yang sah dari pemilik data. Persetujuan yang baik jelas, spesifik, dan diberikan dengan mengetahui untuk apa data dipakai. Kandidat perlu tahu data apa yang dikumpulkan, untuk tujuan apa, siapa yang akan melihatnya, dan berapa lama disimpan.
Mengirim CV ke sebuah alamat surel tidak otomatis berarti kandidat memahami semua kegunaan data itu. Pemberitahuan yang tertulis dengan bahasa yang mudah dipahami, di tempat yang mudah ditemukan, membantu memastikan persetujuan itu bermakna.
Hak kandidat
UU PDP memberi pemilik data sejumlah hak, antara lain meminta informasi tentang pemrosesan, mengakses dan memperoleh salinan datanya, memperbaiki data yang keliru, meminta penghapusan, menarik persetujuan, dan mengajukan keberatan atas keputusan yang diambil semata mata melalui pemrosesan otomatis. Firma dan perusahaan perlu punya cara yang jelas untuk menerima dan menanggapi permintaan semacam ini dalam waktu yang wajar.
Data yang lebih sensitif
UU PDP membedakan data pribadi yang bersifat umum dari yang bersifat spesifik, seperti data kesehatan, data keuangan pribadi, dan catatan kejahatan. Data spesifik mendapat perlindungan lebih ketat. Dalam praktik pencarian, hal ini berkaitan dengan pemeriksaan latar belakang. Kumpulkan hanya yang relevan dengan peran, dengan dasar yang jelas, dan jangan menyimpannya lebih lama dari yang diperlukan.
Memakai alat bantu dan penyedia di luar negeri
Banyak firma kini memakai perangkat lunak, termasuk kecerdasan buatan, untuk membaca CV atau menyusun ringkasan. Bila data kandidat diproses oleh penyedia layanan yang berada di luar Indonesia, ada ketentuan tentang transfer data pribadi ke luar wilayah hukum Indonesia yang perlu dipenuhi. Selain itu, kandidat berhak diberi tahu bila sebagian proses dibantu oleh sistem otomatis, dan keputusan penting tidak sebaiknya diserahkan sepenuhnya kepada sistem.
Menyimpan dan menghapus
- Tentukan jangka waktu penyimpanan yang masuk akal dan beri tahu kandidat. Data tidak boleh disimpan selamanya tanpa alasan.
- Hapus atau anonimkan data kandidat yang sudah tidak diperlukan, dan tanggapi permintaan penghapusan dengan serius.
- Batasi siapa yang bisa melihat data. Tidak semua orang di firma atau di perusahaan perlu melihat semua kandidat.
- Amankan data dengan kontrol akses, enkripsi sewajarnya, dan catatan siapa mengakses apa.
Bila terjadi kebocoran
UU PDP mengatur kewajiban memberi tahu pemilik data dan lembaga yang berwenang bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, dalam batas waktu yang ditetapkan. Siapkan prosedur sebelum kejadian: siapa yang dihubungi, siapa yang memutuskan, dan bagaimana pemberitahuan disusun. Menyiapkannya saat krisis hampir selalu terlambat.
Kepercayaan kandidat senior adalah aset utama firma pencari. Ia hilang jauh lebih cepat daripada dibangun.
Daftar periksa praktis untuk perusahaan
- Apakah kandidat diberi tahu dengan jelas tentang data yang dikumpulkan, tujuan, penerima, dan lama penyimpanan?
- Apakah ada perjanjian tertulis yang membagi peran dan tanggung jawab antara perusahaan dan firma pencari?
- Apakah ada cara mudah bagi kandidat untuk meminta salinan, perbaikan, atau penghapusan data?
- Apakah data yang spesifik dikumpulkan hanya bila relevan dan dengan dasar yang jelas?
- Apakah penyedia layanan, terutama yang di luar negeri, sudah dinilai dan diikat dengan ketentuan yang sesuai?
- Apakah ada prosedur bila terjadi kebocoran, dan siapa penanggung jawabnya?
Pemberitahuan privasi yang baik itu seperti apa
Pemberitahuan privasi untuk kandidat sebaiknya bisa dibaca dalam beberapa menit, dalam bahasa sehari hari, dan menjawab pertanyaan yang memang ditanyakan orang: apa yang dikumpulkan, untuk apa, siapa yang melihat, berapa lama disimpan, dan bagaimana menarik persetujuan atau meminta penghapusan. Hindari kalimat yang terlalu hukum sampai tidak bisa dipahami, dan hindari daftar panjang yang menyembunyikan hal penting.
- Letakkan di tempat yang terlihat sebelum kandidat mengirim data, bukan di bagian bawah halaman yang jarang dibuka.
- Sebut identitas pihak yang menjadi pengendali data dan cara menghubunginya.
- Jelaskan bila ada bagian proses yang dibantu sistem otomatis, dan bahwa penilaian akhir dilakukan manusia.
- Beri tahu bahwa persetujuan bisa ditarik, dan apa konsekuensinya bagi proses yang sedang berjalan.
Menangani permintaan dari kandidat
Suatu hari seorang kandidat akan mengirim surel yang meminta salinan datanya atau meminta datanya dihapus. Bila hal itu pertama kali terjadi dan tidak ada yang tahu siapa yang harus menjawab, risikonya bukan hanya pelanggaran kewajiban, tetapi juga hilangnya kepercayaan. Tentukan lebih dulu satu alamat yang dipantau, satu orang penanggung jawab, dan batas waktu internal untuk menanggapi. Catat setiap permintaan dan tindak lanjutnya.
Hubungan dengan klien pemberi mandat
Ketika firma menyerahkan laporan kandidat kepada pemberi mandat, data itu berpindah tangan. Pastikan kandidat tahu bahwa datanya akan dibagikan kepada klien pada tahap tertentu, dan klien terikat untuk memakainya hanya bagi tujuan perekrutan itu. Setelah proses selesai, tentukan apa yang terjadi pada salinan data di sisi klien: dihapus, atau disimpan dengan batas waktu dan alasan yang jelas.
Catatan untuk dipraktikkan
Minta firma pencari Anda menunjukkan pemberitahuan privasi yang mereka berikan kepada kandidat, dan jangka waktu penyimpanan yang mereka pakai. Bila jawabannya kabur, itu pertanda bahwa pekerjaan rumah perlu dilakukan. Sekali lagi: tulisan ini adalah gambaran umum, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan yang spesifik, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.
